個人事業経理会計(１６)メニュー➁登録作業➁－３　ｺｰﾄﾞ番号の登録

 ◉ｺｰﾄﾞ番号は何につけるのでしょうか。

ｺｰﾄﾞ番号は直接の取引先はもちろんのこと。時々買物をする町の文房具屋さん、社員のお弁当を買いに行くコンビニ、郵便局など思いつくままに登録しておくと伝票の入力に非常に便利です。

ｺｰﾄﾞ番号登録のコツ

次の順序で実行してみましょう。登録洩れの防止に役立ちます。

➀取引銀行名　➁売上先名　➂仕入先名また外注先名　④従業員名

⑤関係官庁名　⑥その他お弁当屋さん等々。

 

◉固定資産もｺｰﾄﾞ番号の登録が必要です。－これはとても大切なことです。

土地や建物、機械装置などの固定資産には取得してから廃棄まで、相応の時間がかかります。その間には通常の手入れ、大規模修繕、さまざまな事情も発生し、最後に売却や廃棄などの決着をもたらすことになります。このことは有形の固定資産だけでなく、長期貸付金や投資有価証券など無形の固定資産についても同様です。更に長期借入金のように固定負債についても同じことが言えます。

本システムではそのような有形無形の固定資産または、固定負債については固定資産台帳に記録して、年度更新はせず永久保存にしています。

そこで有形無形の固定資産には資産ｺｰﾄﾞ番号が必須のものとなります。つまり本システムでは、人名ｺｰﾄﾞ番号と、固定資産名ｺｰﾄﾞ番号が同じコード台帳で管理されます。

 ◉得意先が消滅した時などに、今まで使用していたｺｰﾄﾞ番号は二度と使用しないこと。またコード番号.TBXから記録を削除してはなりません。

仕入先との取引停止、従業員の退社、取引銀行の変更など、すべての場合に同じです。必ず［備考］に〇〇〇〇年〇〇月〇〇日取引停止のように記録し残しておきましょう。理由がわかるでしょうか?

 ◉人名や固定資産名を安易に手書きしてはなりません。　

人名、固定資産名は必ず、コード番号.TBXから表引き入力します。例えば、東京一郎さんという人がいたとします。表引き入力をした場合は間違いなく東京一郎とアウトプットされます。しかしちょっと面倒だと思って手書きで入力した場合、全く別人になってしまうことがよくあります。東京　一郎となって同性同名の別人になったりして、混乱を起こします。姓と名の空間がほんの少々違ってもアウトになります。同一人物が複数、複複数になりかねません。

◉取引先ｺｰﾄﾞの登録を忘れて伝票の入力をした場合

『しまった!』も間にあいません。その時は諸口で間に合わせておきましょう。雑口ではなく。諸口です。後で修正をしておきましょう。

 ◉登録の手順

メニューがｺｰﾄﾞ番号の登録をしますか?と尋ねたのに　はい　とクリックすると、早速ｺｰﾄﾞ番号登録.TBXが開いて待ちかねています。

［略式名称］

入力項目です。≪とても大切なこと≫株式会社とか、医療法人とかの冠は全部省略します。例えば株式会社日本商店東京支店あれば、日本商店東京などなるべく通常使い慣れている名称で登録します。

［ﾖﾐ］

入力の必要はありません。［略式名称］のふりがなが自動入力されます。ここだけがポイント。ふりがなが違っていなければあなたの登録作業はそれだけです。ふりがなの頭１文字が、ひらがなでないときは、ひらがなに直します。例えば［略式名称］が銀座商事という場合のふりがなは、ぎんざしょうじになります。その場合は頭1文字だけをきに直します。頭１文字がひらがなであることが基本です。

［トップよみ］［ﾖﾐ］の頭１字が自動入力されています。

◉コード台帳を見てみましょう

［略式名称］

［ﾖﾐ］

［トップよみ］

［トップコード番号］

［ﾖﾐ連番

［ｺｰﾄﾞ番号］

［備考］　　固定資産の場合、購入先などの売却先などの記録も。

［メモ］　　必要かあれば記録

［正式名称］必要のある場合のみ記録。

以上の入力を、ｺｰﾄﾞ番号順に並べ替えをして開示されます。きちんと登録されて、整列もされているでしょうか?

 

◉コード台帳で並べ替えが順調になされていないときは、ふりがなの頭1文字の関係だと思います。コード台帳の、その登録行を削除して、もう一度やり直してください。

 

≪注意≫

帳簿名はコード台帳、略式名につけるのはｺｰﾄﾞ番号になっています。文字の大小に注意しください。　　　　　　　

コード番号・TBXは、コード番号台帳のことです。